Сегодня поговорим о времени, а точнее, об управлении им или тайм-менеджменте. Каждому из нас не хватает времени и в голове возникают вопросы «как же все успеть?», «как правильно распределить время?» и пр. Что же такое время? Прежде всего, это самый ценный ресурс, а также это одно из основных понятий философии и физики, мера длительности существования всех объектов, характеристика последовательной смены их состояний в процессах и самих этих процессов.
А искусство управления временем называется тайм-менеджмент. Как говорил известный эксперт по тайм-менеджменту Алан Лакейн в своей книге «Искусство успевать», использование времени — это результат сотен тысяч больших и малых выборов, которые вы делаете в течение каждого года, месяца, дня, каждой недели и минуты, решая, что вы должны сделать и каким образом. Да, мы сами решаем, как и куда распределить своё время. Например, почитать полезную книгу – такую, как «Искусство успевать» — это хорошее пособие по тайм-менеджменту. Материал подается легко, просто и четко. Однако, не всегда удобно следовать уже готовым системам, поэтому для того, чтобы все успевать лучше выработать свою, которая подходит именно для вас. Для этого рассмотрим несколько техник распределения времени.
Pomodoro
Начнем с техники Pomodoro, придуманная Франческо Чирилло, который хотел облегчить себе подготовку к экзаменам. Она помогает сосредоточиться людям, которые легко отвлекаются. Также это хороший способ контролировать, сколько времени уходит на ту или иную работу. Вот как Pomodoro работает:
- берёте таймер и ставите его на 25 минут;
- фокусируетесь на работе;
- когда 25 минут истекут, вы отдыхаете 5 минут;
- затем повторяете всё заново.
- через 4 цикла вас ждёт большой перерыв на полчаса.
Техника Помодоро поможет вам выполнить часть работы, не перегружая себя. Вы меньше устаете, концентрируетесь на одной задаче и быстрее решаете ее. Бонусом идет снижение зрительной нагрузки , если вы работаете за компьютером, а также то, что вы сохраняете высокую продуктивность на протяжении всего рабочего дня.
Getting Things Done
GTD (Getting Things Done) — это система продуктивности, придуманная бизнес‐тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:
- записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox (Входящие);
- периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки; Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым, например, Работа, Дом, Покупки и пр.
- проводите ревизии — выбрасывайте ненужные заметки, вычёркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.
- когда всё распланировано, приступайте к исполнению. Задачи, которые можно сделать за пару минут, решайте сразу же. Другие же можно делегировать или поместить в календарь.
Для использования метода GTD можно применять специализированные сервисы, например, Goalton.com, тасктрекеры типа Trello, десктопные и онлайн-редакторы создания ментальных карт и т.д. Дополнительным плюсом будет их интеграция с адресной книгой ваших контактов и встроенным календарем. Так управлять делами и собственным временем станет легко и удобно.
ZTD
Лео Бабаута, автор блога о продуктивности Zenhabits, считает, что система GTD Дэвида Аллена очень сложна и требует слишком много усилий. Поэтому он предложил свою систему в стиле дзен — Zen to Done. Чтобы ей следовать, нужно выработать 10 простых привычек:
- Собирайте всю информацию в Inbox;
- Обрабатывайте все записи, не откладывая их в долгий ящик;
- Планируйте основные цели на каждый день и самые крупные задачи — на неделю;
- Каждый раз фокусируйтесь только на одном деле, не распыляя внимание;
- Создавайте простые короткие списки дел;
- Организовывайте заметки по категориям в зависимости от их содержимого, как в оригинальном GTD;
- Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего;
- Упрощайте — сократите список своих задач и целей, пишите коротко и понятно;
- Чтобы настроиться на работу, поддерживайте определённый режим дня постоянно;
- Занимайтесь тем, что вам действительно интересно, и за определенное количество времени вы добьетесь успеха!
Правило двух минут
Это правило — неотъемлемая часть GTD, но его можно использовать, даже если вы не фанат методики Аллена. Если задача займёт не более двух минут — сделайте её немедленно.
Так вы разгружаете свой мозг, потому что вам не придётся больше помнить об этом деле.
Метод Тима Феррисса
Тимоти Феррисс — гуру продуктивности, придумавший свой метод организации работы, базирующийся на двух правилах:
- принцип Парето или 80/20, согласно которому 80% дел можно сделать за 20% времени, а на оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени;
- закон Паркинсона — работа заполняет всё время, отпущенное на неё.
Согласно Ферриссу, чтобы всё успевать, не надо больше работать — нужно лучше фокусироваться.
Трудитесь с полной отдачей всего 20% рабочего времени и сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке — так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.
Полезная книга и формула управления временем
В заключение хочу рассказать про эффективную формулу по управлению временем от Олега Лялика, автору очень интересной и полезной книги по «Тренер по тайм-менеджменту». Чтобы управлять чем-то, нужно, прежде всего, это измерить. Формула управления временем от Олега Лялика выглядит так:
F= U*(Dv*4+D-P)/T
- Dv – это количество важных дел, которые вы выполнили сегодня. Сюда относятся дела, которые имеют большое значение для вашего будущего. Например, прочтение полезной книги или запись на курсы английского языка.
- D – это количество обычных дел, которые вам приходится выполнять в силу своих служебных или семейных обязанностей. Сдача отчетов, участие в рабочих совещаниях, готовка ужина, уборка квартиры и пр.
- P – это количество дел, которое вы не выполнили до конца плюс количество бесполезных дел, которые вы выполнили за сегодня. К бесполезным делам относятся чрезмерное чтение новостей, получасовые телефонные разговоры с друзьями ни о чем. Имитация бурной деятельности. Другими словами, это все то, что нагло ворует наше бесценное время.
- Т – количество часов прошедших с момента, когда вы проснулись, и до момента, когда вы легли спать.
- U – степень вашей удовлетворенности сегодняшним днем. Выставляется по 10 бальной шкале. 0 – самый ужасный день в жизни. 10 – самый лучший день в жизни. Это очень важный показатель. Если за сегодня мы выполнили гору задач, но при этом настолько устали, что степень вашей удовлетворенности прошедшим днем равна 0. Поэтому все результат тоже будет равен 0. Следовательно, завтра стоит сделать меньше дел, но зато чувствовать себя гораздо лучше.
Чтобы формула стала понятнее, разберем ее на практическом примере. Допустим, сегодня вы выполнили 4 важных дела, 8 обычных задач, 12 раз не доделали начатое или занимались пустыми делами. Ваш день начался в 8.30 и закончился в 23.00, то есть вы не спали 14 с половиной часов. Ваша степень удовлетворенности сегодняшним днем равна 6. Значит, ваш результат F=6*(4*4+8-12)/14,5=4,96.
Возьмите обычный лист бумаги и запишите результат. Делайте эти вычисления каждый день. Это поможет вам видеть прогресс и мотивировать себя. Только выполняя данные измерения ежедневно, вы уже сможете двигаться вперед. А если вы хотите ускорить работу над собой, придется заняться чисткой ближнего круга…
Анализ результатов поможет вам понять, что работа, которая не доставляет удовольствие – это плохая работа. Настало время научиться получать кайф от того, что вы делаете. Без этого эффективно управлять своим временем невозможно! Все это и другие полезные приемы по управлению своим временем и своей жизнью разбирается в моем новом курсе «Тайм-менеджмент в бизнесе. Искусство успевать жить».
Если вам некогда читать слишком много информации, а нужно быстро повысить эффективность своей работы и степень удовлетворенности от жизни, этот тренинг специально для вас. Вместе на практических примерах мы разберем работающие техники, чтобы определить, какая из них подходит именно вам больше всего. В результате вы поймете, как управлять своим временем, чтобы максимально эффективно и с удовольствием распределять этот ресурс в рабочих делах и личной жизни.